1 : Le local
Il n’est pas possible de louer n’importe que local pour exercer votre profession d’orthophoniste et ce pour trois raisons :
– Il faut respecter l’usage du local. Pour l’exercice de l’orthophonie, le local doit être à usage professionnel quitte à changer son affectation.
– En outre, si le local est situé dans une copropriété, il convient de se reporter au règlement de copropriété afin de savoir si les locataires sont autorisés à y exercer une activité libérale.
– Enfin, le décret du 25 mars 1965 interdit l’exercice de l’orthophonie dans un local commercial
2 : Le bail
Il existe trois types de baux que vous pouvez signer :
– Le bail professionnel
– Le bail mixte pour y habiter et y exercer sa profession
– Le bail commercial
Pour en savoir plus :
- Lisez l’article de « L’Orthophoniste » d’avril 2012
3 : Le changement d’affectation
Changer l’affectation d’un local revient à modifier son usage. Or, le code de la construction et de l’habitation prévoit un principe d’interdiction d’affecter les locaux d’habitation à d’autres usages et les locaux à usage professionnel à un usage d’habitation. Cette interdiction s’applique pour :
– les locaux situés dans les communes où la population est égale ou supérieure à 200.000 habitants et dans les départements des Hauts de Seine, Seine Saint Denis et Val de Marne
– L’autorisation préalable au changement d’usage est délivrée, après avis du maire et, à Paris, Marseille et Lyon, après avis du maire d’arrondissement, par le préfet du département dans lequel est situé l’immeuble. Elle peut être subordonnée à une compensation sous la forme de la transformation concomitante en habitation de locaux ayant un autre usage.
Pour toutes les autres communes l’exercice de sa profession dans un local d’habitation nécessite le dépôt d’une déclaration préalable auprès des services de l’urbanisme de la mairie accompagnée d’un dossier sécurité et accessibilité.
4 : Sécurité et accessibilité du local
Les établissements recevant du public sont soumis à des règles relatives entre autres :
– à la sécurité incendie
– aux installations électriques
Les établissements recevant du public de 5ème catégorie sans locaux à sommeil pouvant accueillir maximum 19 publics sont soumis à une réglementation allégée :
– Maintenir en bon état les installations techniques et moyens de secours
– Disposer d’une installation électrique conforme
– Disposer d’un extincteur approprié au risque
– Disposer d’un moyen d’alarme incendie (il peut s’agir d’un détecteur incendie, de la voix ou d’un sifflet par exemple)
– Disposer d’un moyen d’alerte des secours (téléphone urbain)
La loi « ALUR » du 24 mars 2014 ne s’impose qu’aux particuliers mais un détecteur ne coûte pas très cher et permet d’accroître la sécurité de votre local.
La loi handicap prévoit que les établissements recevant du public doivent être accessibles à toute personne handicapée afin qu’elle puisse y accéder, y circuler et y recevoir les informations qui y sont diffusées dans les espaces ouverts au public. La mise en accessibilité des établissements existants devait intervenir dans un délai de 10 ans (soit le 1er janvier 2015).
Suite à certaines modifications législatives (article R 111-19-32 du code de la construction et de l’habitation), tous les ERP accessibles au 1er janvier 2015 avaient l’obligation d’adresser avant le 1er mars 2015, à la préfecture par recommandé avec AR, une attestation sur l’honneur. Cette attestation devait être adressée par le propriétaire (sauf si une clause particulière du bail imposait au locataire de se charger des obligations du bailleur). Si le local n’était pas accessible au 1er janvier 2015, le propriétaire devait déposer une demande d’Agenda d’Accessibilité Programmée avant le 27 septembre 2015. Dans cet Ad’AP, les demandes de dérogation et le calendrier des travaux devaient précisés.
En suivant ce lien, vous pourrez trouver tous les modèles types des dossiers. Certaines dérogations pourront encore être accordées en cas d’impossibilité technique de procéder à la mise en accessibilité ou dans le cas de contraintes liées à la conservation du patrimoine architectural ou encore lorsqu’il y a disproportion entre les améliorations apportées et leurs conséquences, enfin une dérogation automatique (à insérer également dans votre Ad’AP) si la copropriété de votre immeuble refuse les travaux dans les parties communes. Contactez avant tout travaux votre Direction départementale de l’équipement (pôle accessibilité) et les Services départementaux incendie et secours dont vous dépendez afin de préciser les travaux à faire.
Les ministères en charge de la construction ont créé un site afin de centraliser tous les textes techniques (législatifs, réglementaires, et d’accompagnement) relatifs à l’accessibilité dans la construction et de proposer des réponses aux questions récurrentes validées par les services des ministères en charge de la construction.
Pour en savoir plus :
– Les locaux des professions libérales :réussir l’accessibilité
– Registre public d’accessibilité : Guide d’aide à la constitution pour les établissements recevant du public
– Lien vers le site Règlementation Accessibilité
– Le local professionnel : Sécurité et accessibilité pour tous (article issu de « L’Orthophoniste » d’avril 2010)
5 : La salle d’attente
– Salle d’attente et responsabilité de l’orthophoniste (article issu de « L’Orthophoniste » de décembre 2004)
– Note aux parents et aux accompagnants pour la salle d’attente
– Modèle de courrier pour l’organisation de l’accueil des enfants
6 : La publicité
Lorsqu’un·e orthophoniste s’installe dans un cabinet, il est bien sûr nécessaire de le faire savoir.
La publicité s’entend de tout procédé visant par son contenu, sa forme, sa répétition, à attirer la clientèle vers un cabinet ou un établissement de soins déterminé.
Il convient donc d’être très prudent sur les points suivants :
– insertion dans le journal local de l’annonce de l’ouverture
– informations à l’attention d’autres professionnels de la Santé ou d’intervenants divers (instituteurs…)
– emplacement, dimensions et libellé de la plaque professionnelle.
La plaque professionnelle ne doit pas devenir un moyen de faire de la publicité du fait des informations y figurant, de son libellé ou de sa dimension. L’arrêté du 30 mai 2018 oblige les orthophonistes conventionnés à faire figurer sur leur plaque professionnelle le mot « conventionné » (lors de l’installation ou lors du changement de plaque)
De plus, si peuvent être mentionnés les nom, prénom, diplômes de l’orthophoniste ainsi que ses adresse et numéros professionnels et horaires d’activité, en aucun cas, on utilisera une enseigne de nature commerciale.
Si le local est situé dans une copropriété, il convient de respecter les règles éventuellement prévues dans le règlement de copropriété quant à la taille ou l’emplacement de la plaque.
Si la copropriété autorise l’exercice d’une profession libérale et qu’elle décide d’installer un système de fermeture des accès par digicode, il faudra que ce système prévoit des périodes de fermeture compatibles avec l’activité des professions libérales installée dans la copropriété.
7 : Statut
7.1 : Ouvrir son cabinet : le choix du secteur d’installation
Le choix du lieu d’installation est une décision essentielle pour l’avenir professionnel. Au-delà des critères “subjectifs” (travail du conjoint, attaches familiales ou personnelles, scolarisation des enfants…), il faut analyser :
– les caractéristiques démographiques de la population du secteur
– les potentialités économiques
– l’évolution de l’urbanisation
– le tissu médical (implantation de médecins ou d’autres auxiliaires médicaux, de CMP et CMPP…)
– et bien sûr l’implantation des orthophonistes installés. Vous pouvez également contacter votre syndicat régional ou départemental, plus proche de la réalité de « terrain ».
7.2 : Acquisition du droit de présentation à clientèle
7.2.1 Calcul de la valeur du droit de présentation à clientèle : Généralement, elle se calcule à partir du chiffre d’affaires réalisé par le cédant (on a coutume de faire la moyenne des honoraires perçus au cours des trois dernières années qui précèdent la cession, redevances de collaboration comprises). A cette base de calcul, on applique un coefficient correcteur qui varie de 20 à 35 % dans la majorité des cas. Toutefois, à cabinet exceptionnel, prix de cession exceptionnel : le coefficient correcteur peut varier à la baisse comme à la hausse, sans démesure, bien entendu. Le coefficient correcteur est le reflet de la situation particulière du cabinet, objet de la cession. Il dépend de la combinaison de différents critères.
7.2.2 Contrat de cession (rédaction et fiscalité)
Rédaction : La cession doit être constatée par un acte écrit. Il peut s’agir d’un acte authentique (acte notarié) ou bien établi sous seing privé (par les parties). C’est un engagement des signataires. Ne rédigez pas vous-mêmes ce type de document. Ne copiez pas sur l’acte d’un collègue. Trop de litiges sont engendrés par ce genre de pratique.
Adressez-vous à un·e professionnel·le qui étudiera les documents que vous lui présenterez (bail professionnel, statuts de la société civile de moyens, règlement intérieur) qui rédigera cet acte en tenant compte de votre situation personnelle. Ne signez aucun document sans l’avoir fait étudier par une personne compétente.
Fiscalité : Des droits de mutation seront à payer aux impôts lors de l’enregistrement obligatoire de l’acte de cession. De même le cédant sera peut être amené à payer une plus value aux impôts sauf à rentrer dans les conditions de l’exonération.
Association : Calcul de l’indemnité d’intégration
L’indemnité se calcule à partir du chiffre d’affaires réalisé par le cédant (on a coutume de faire la moyenne des honoraires perçus au cours des trois dernières années qui précèdent la cession, redevances de collaboration comprises). A cette base de calcul, on applique un coefficient correcteur qui varie de 20 à 35 % dans la majorité des cas. Une fois le produit obtenu, le futur associé versera la ½ de la valeur du cabinet à son titulaire (dans le cadre d’une association à 2).
Ex : la base de calcul du chiffre d’affaires cédé est la suivante pour une association à 2 : Moyenne des trois dernières années X 20 à 35 % /2. On prend comme chiffre le montant indiqué à la ligne AG sur les 3 dernières 2035 du titulaire. Dans ce cas, on ne peut que conseiller aux futurs associés de porter une attention particulière aux conditions de leur exercice commun.
7.2.3 Convention d’intégration
Rédaction : La convention d’intégration doit être constatée par un acte écrit. Il peut s’agir d’un acte authentique (acte notarié) ou bien établi sous seing privé (par les parties). C’est un engagement des signataires. Ne rédigez pas vous-mêmes ce type de document. Ne copiez pas sur l’acte d’un collègue. Trop de litiges sont engendrés par ce genre de pratique.
Adressez-vous à un professionnel qui étudiera les documents que vous lui présenterez (bail professionnel, statuts de la société civile de moyens, règlement intérieur) qui rédigera cet acte en tenant compte de votre situation personnelle. Ne signez aucun document sans l’avoir fait étudier par une personne compétente.
Fiscalité : Des droits de mutation seront à payer aux impôts lors de l’enregistrement obligatoire de l’acte de cession.
Pour en savoir plus :
– Brochure Transmission du cabinet
7.2.4 Type d’association
Pour s’associer, il faut au moins être deux personnes. En conséquence, l’association nait soit par la création d’un cabinet par au moins deux orthophonistes, soit par l’intégration d’un collaborateur au cabinet d’un orthophoniste qui exerçait seul jusqu’alors, soit par l’intégration d’un orthophoniste en cas de rachat partielle de clientèle.
L’association peut revêtir plusieurs formes :
– Le contrat d’exercice en commun
– Le compte joint
– La société civile de moyen
– La société d’exercice libérale
8 : Attention au démarchage abusif au sujet du registre d’accessibilité
Après le démarchage abusif autour des Ad’AP, se développe le même type d’abus autour du registre d’accessibilité. Si vous avez été abusé, merci de suivre la procédure décrite dans la brochure éditée par la Délégation Ministérielle à l’Accessibilité.
Pour obtenir les coordonnées des directions départementales de la protection des populations (DDPP) : cliquez ici
Comme nous vous l’indiquions dans l’article de « L’Orthophoniste » de juin 2017, depuis cet automne, vous devez avoir dans votre cabinet un registre d’accessibilité mis à la disposition du public. Vous pouvez acheter un registre tout fait (tarifs vus sur internet entre 5 et 55 €) ou bien vous pouvez le constituer vous-même. Pour vous aider à constituer ce registre nous vous invitons à consulter le Guide d’aide à la constitution pour les établissements recevant du public que la Délégation Ministérielle à l’Accessibilité a élaboré en septembre 2017.